Aquí te voy a brindar un montón de TIPS que te ayudarán a la hora de tener que armar un evento.
Por si no lo sabías por 4 años previos a la Pandemia tuve un Salón de Fiestas “Multiespacio Jacarandá” en Villa Urquiza, Capital Federal…. Y gracias a esta experiencia y complementada con mi profesión de Pastelera estoy capacitada para darte estas pautas que te van a ayudar muchísimo…de allí mi seudónimo de PARTY PLANNER ;)
Es importe saber que hay diferentes tipos de evento y cada uno tiene sus particularidades:
Bautismos y Primer Añito:
Tienen una duración normalmente de 3 o 4 hs.
Son fiestas donde mayormente son más cantidad de adultos que de niños. Por eso a la hora de calcular el catering tanto dulce como salado tenes que tener en cuenta esto último.
Al ser un evento de adultos principalmente, al agregar una Animación la misma debería estar más dirigida a ellos, por ejemplo, va muy bien un Mago o un Animación de Circo o también un comediante.
Datazo!! Hace la fiesta en un horario que tu hijo normalmente duerma una siesta en medio de la mismo… Ejemplo mediodía o una tarde noche…. Así está despierto para recibir los invitados y para soplar la velita. Ellos suelen necesitar dormir una siesta y si uno los obliga a estar despierto para participar de las animaciones o los juego que contrataste para él… va a ser frustrante si esto no se puede y la idea es que puedan disfrutar ambos… por eso te digo que normalmente es una fiesta más para adultos que para chicos.
Fiestas Infantiles
Son eventos cortos de 2 horas y media donde mayormente son niños de 3 a 10 años.
Los podemos dividir en 3 rangos de edades para caracterizarlos:
- 3 a 5 años:
Los padres de los niños invitados suelen estar presentes, por lo tanto, te encontras rápidamente con una fiesta con bastante cantidad de adultos. Suele suceder que para no encarecer el evento termines realizando dos fiestas… una para los chicos del cole y otra para la familia en tu casa o casa de algún familiar…. Por lo tanto, dos fiestas…. Dos tortas… dos todooooo
- 6 a 8 años:
Para esta edad ya los chicos esta solos y puedas unificar la fiesta con la familia y ahora si estas dentro de la cantidad de invitados estándar de estos tipos de fiestas, 25 niños y entre 10 o 15 adultos.
- 9 a 10 años:
A esta edad los tipos de fiestas son más variados, los chicos en algunos casos no invitan a todos sus compañeros sino a los más amigos o incluso a amigos de otros ámbitos como por ejemplo el club, no siempre se suelen hacer en salones de fiestas… sino buscan más bien buscan lugares para saltar o trepar, canchitas de football, salas de escape… entre otras opciones y por esto mismo no se pueden estandarizar mucho.
Fiestas Teens
Son fiestas de Niños de 11 a 14 años, normalmente son eventos de 3 horas que tienen actividades de juego para pre adolescentes y luego tiempo de baile.
Comuniones / Civiles
Son fiestas muy parecidas a los Bautismos en cuento a los tiempos de duración y normalmente hay mayoría de adultos… fiestas más familiares y de niños de variada edad.
Fiestas de Adultos / Bodas
Estas fiestas las unifico porque ya es muy personal, normalmente son de 4 o más horas y la variedad de invitados depende de la decisión de los agasajados… si hay niños o no … claramente son fiestas de adultos principalmente.
Primeros pasos a tener en cuenta…
La gran duda de muchos es ¿Con cuanta anticipación comienzo a organizar?
La verdad que es muy subjetivo y por supuesto varía según el tipo de fiesta (las bodas suelen ser un año antes, aunque sepan que esta guía está pensada para eventos de pequeña magnitud y de presupuestos moderados.
Yo soy de las personas que les gusta hacerlo con tiempo disfrutar de cada paso y darme tiempo para ir tomando decisiones ya que comienzo con una idea y algunas veces termino con otra. Pero eso solo lo puedes hacer si te enfocas con tiempo. Ya 6 meses antes comienzo a tener en mi cabeza que se viene mi evento, esto me pasa mucho con el cumple de mis hijos... amo planificarlo… pero locas como yo son pocas… con 4 meses está más que bien.
¿Qué hago primero? Lo primero es analizar qué tipo de fiesta tenes en función de lo que te comentaba anteriormente y hacer una lista de invitados. Anota a todos los que te gustaría que estén presentes en ese momento “para Tachar hay tiempo” y luego en función de la magnitud del evento que tenías en mente y de tu presupuesto tendrás tiempo de ir analizando cuantas personas finalmente van a participar.
Dividimos esa lista entre adultos y niños, anotando las edades de estos últimos ya que los salones de fiestas calculan a partir de los 11 años como adultos, un niño de 11 años en adelante ocupa un espacio, se lo debe atender por el personal y si hay catering ya come más cantidad. Hasta los 3 años no se calculan para catering ni por espacio.
¿Cómo seguimos? Teniendo la lista de invitados, el siguiente paso que se puede hacer con tiempo es la ubicación… analizar si los harás en tu casa, SUM o en salón de fiestas.
Luego definida la ubicación, es conveniente que analices los horarios de tu evento. No es lo mismo una fiesta de tarde donde la comida principalmente va a ser una merienda, que una noche de domingo a jueves o lo que es muy diferente una noche de viernes a sábado, ni hablamos un domingo al mediodía que es otro cantar.
¿Por qué analizamos el horario? La comida que se brinda a los invitados es muy diferente incluso difiere en la cantidad que tenes que ofrecer.
Horario de Tarde: normalmente con una merienda que ofrezcas está más que bien, se sirve a la mesa en el mismo momento tanto dulce como salado. En este caso puedes ofrecer también Mate, Café, Té durante todo el evento y normalmente no suelen comer los invitados en gran cantidad.
Horarios de Almuerzo o Cena: en estos casos el menú debe ser más completo ya que los invitados van con la idea de almorzar o cenar allí.
¡Muy importante! ¡El almuerzo de los Domingos! en este caso debes calcular mucha más comida que un almuerzo en otro día. ¿Por qué? Doy fe de mi época en el salón de fiestas donde los invitados comían un montón los domingos al mediodía, ya que se levantan más tarde y no desayunan sabiendo que tienen un evento en las próximas horas y van directamente a devorar todo de tu fiesta.
Cuando tenía mi propio Pizza Party siempre calculaba 10 pizzas más de las habituales…. Te juro que por momento me daba terror de que no me alcance son termitas jajaja
¿Cómo calcular la Pastelería en tu evento?
Bueno acá varía mucho según el tipo de pastelería que quieras ofrecer. En primer lugar, te explico cómo son las porciones de pastelería para eventos, se trabajan siempre porciones chicas, no consideres una porción como las que te ofrecen en una cafetería donde son enormes, en este caso tenes que tener en cuenta que ya los invitados comieron lo salado y lo dulce es algo para degustar en la parte final de la fiesta, normalmente no es necesario que sea muy abundante.
Ahora bien, sí, siempre debes calcular mas cantidad de porciones que de personas por si alguien quiere repetir porción.
Otra cosa a considerar cuando vas a elegir una torta principal es si está va a ser el único dulce que hay en la fiesta o si tendrás otras cosas que complementan a la mesa. Si es lo único dulce de la fiesta debes calcular más porciones que personas de lo habitual, porque puede ser que varios quieran repetir, si tienes otros complementos en tu mesa eso te permite bajar el tamaño de tu torta principal, ¡recuerda! que, si quieres una torta principal grande también existen los pisos falsos que disimulan y de este modo también bajas la cantidad de dulce.
Hablemos un poquito de los tipos de complementos para tu torta principal, por ejemplo, la pastelería como paletas, oreos, cakepops, cupcakes y demás… es pastelería que está más pensada para decorar tu mesa y no se tiene en cuenta tanto como para complementar lo dulce. Si bien los adultos comen, está más destinada a los chicos por lo cual cuando tenes una torta principal y esos complementos, la torta principal no debería ser muy chica o debería estar destinada en su totalidad para los adultos de la fiesta.
En fiestas de adultos se utilizan más complemento como shots dulces, petit fours o como los “Cuadrados Dulces” que podés encontrar en mi web.
RECOMENDACIONES
En este apartado te voy a dar algunas recomendaciones de proveedores que ya sea para mi salón de fiestas o porque incluso e requerido de sus servicios por mis hijos, doy fé que son buenos
Animaciones Infantiles https://www.instagram.com/animacioneshakuna/
DJ https://www.instagram.com/dreamseventosok/
Maquillaje Infantil https://www.instagram.com/maquillajesjulieta/
Decoparty https://www.instagram.com/keppy.ar/
Espero que esta guía haya sido de tu agrado y te sirva para sacar muchos tips y no morir en el intento de armar tu propia fiesta.
Y como siempre si tenes alguna duda me envías un Whatsapp y con gusto estoy para ayudarte… ya que al fin y al cabo… soy tu Party Planner.
